7 Astuces pour une réunion efficace !

Différentes études démontrent que les réunions ont la fâcheuse tendance à être de moins en moins productives, chronophages et pas vraiment efficaces.

Le manque d'organisation et de ligne directrice sont souvent décriés, d'autant que rien de concret n'en ressort dans bien des situations.

Résultat : tout le monde a l'impression d'avoir perdu son temps.

D'ailleurs, selon Cadreo, un cadre passe 16 ans en réunions et la plupart sont jugées totalement inutiles !

Avec ces 7 astuces, nous espérons vous apporter les clés pour que vos prochaines réunions marketing soient (enfin !) productives, efficaces et utiles.

Respectez le timing !

Les réunions qui dépassent largement le temps qui était originellement prévu sont bien trop fréquentes, et c'est d'ailleurs le premier reproche qui leur est fait.

Idéalement, les réunions ne devraient pas excéder 1h ; aussi de 30 mn à 60mn est une durée qui permet à tous de conserver un haut niveau de concentration et d'implication.

Si vous avez prévu 30mn de réunion, respectez le délai et si tout est dit au bout d'un quart d'heure, alors mettez-y un terme, rien ne sert de traîner pour arriver pile à 30mn.
Mais dans le cas de figure où vous savez que la réunion prendra plus d'1h, prévoyez simplement une courte pause.

Ne convoquez pas tout le monde

Pour une réunion vraiment efficace et qui ouvre sur une liste de tâches concrètes à réaliser, réunissez uniquement les personnes directement concernées !

Sachez qu'une grande partie des salariés estime que le nombre maximum de personnes qui devraient participer à une réunion ne doit pas être supérieur à 6.

Cela se comprend bien par le fait qu'au-delà de 6 personnes, il commence à être difficile de gérer les discussions.

Jugez l'intérêt de la réunion

Est-ce que la réunion que vous souhaitez organiser est réellement utile ? Où ne serait-ce pas plutôt une simple d'habitude de réunir systématiquement vos collaborateurs pour transmettre une info ? Si c'est le cas, un mail suffit !

Beaucoup de réunions se font sans réel intérêt, sans réel but.

Posez-vous la question de savoir si la réunion que vous voulez organiser apporte un vrai plus aux projets en cours.

Etablissez un planning précis et communiquez-le

Prévenez en avance les futurs participants en leur communiquant des détails simples mais pourtant bien utiles : l'heure de la réunion, le lieu et les personnes qui y prendront part.

Communiquez également les objectifs de la réunion : quel est sont but ? Soyez clair et concis !

Dans la même veine, n'hésitez pas à indiquer quel sera l'ordre des sujets abordés et le temps qui leur sera consacré.
Cela permet de bien baliser le terrain en préparant les participants à détenir les infos nécessaires à la préparation de la réunion.

Créez une ambiance détendue... mais studieuse !

On peut travailler très sérieusement sans se prendre trop au sérieux. Une réunion ne doit pas être un mauvais moment, sans tomber non plus dans l'ambiance du drink de fin journée. Il vous faut trouver l'équilibre entre professionnalisme et ambiance détendue. Pourquoi ? car cela donne la possibilité à chacun de s'exprimer librement, et donc de faire avancer les projets. Cela crée une atmosphère propice à la motivation.

En fait, l'enjeu est de contrôler le déroulé de la réunion sans contrôler la parole, sans limiter les échanges. Attention évidemment à ne pas donner dans les discussions du type café du commerce; aussi à vous de recadrer si besoin les propos en rappelant l'ordre du jour.

Prévoyez du temps pour les questions

De nombreux points demandent souvent à être éclaircis dans une réunion, et l'erreur est de prévoir un temps de questions-réponses en toute fin de meeting. Cela peut engendrer des erreurs dans les tâches à accomplir, des incompréhensions importantes voire même des frustrations.

Le mieux est de prévoir des plages de temps de questions-réponses à la fin de chaque point traité, étape par étape, et non à la toute fin.

Tenez les engagements pris et les idées validées

Rien de plus énervant, démotivant et contre-productif pour un collaborateur d'avoir le sentiment que les décisions prises en réunion ne sont pas appliquées ! Que les idées qu'il a proposées n'ont pas été validées, bref que sa parole ne compte pas.

Si plusieurs points ont été validés en réunion, appliquez-les ! Une réunion doit aussi être l'occasion pour tous de prendre part aux décisions et de se rendre compte que les actes suivent la parole.

Une réunion peut donc être totalement productive et générer une valeur-ajoutée aux projets en cours pour autant qu'elle soit pensée, préparée et menée avec méthode.